Mars 2025

Examinons les éléments essentiels de la régularisation des contrats d’assurance vie détenus par des sociétés. Notre objectif est de rationaliser le processus et de réduire les allers-retours dans les communications afin de permettre l’entrée en vigueur efficace du contrat de votre client. En suivant nos recommandations, vous veillerez à ce que tout soit exact et complet, ce qui vous protégera vous-même et votre client au moment d’une demande de règlement.

Voici quelques pratiques exemplaires et les problèmes les plus courants qui peuvent retarder la régularisation d’un contrat :

• Production de tous les formulaires : Assurez-vous que tous les formulaires sont paraphés, signés et datés et qu’il soit fait mention de l’endroit, comme il est indiqué. S’il y a plusieurs signataires, tous les formulaires doivent être remplis le même jour.
• Attestation de délivrance : Paraphez la page 1 et voyez à ce que les signatures, titres et initiales soient fournis à la page 3, selon le cas.
• Retour de tous les articles : Veillez à retourner tous les articles énumérés sur la liste de vérification du contrat.
• Lieu de délivrance : Les contrats doivent être délivrés au Canada. Si la personne assurée ou le titulaire du contrat se trouve à l’étranger, communiquez avec votre coordonnateur de dossiers pour connaître la marche à suivre.
• Soumission en temps voulu : Soumettez le contrat à Manuvie dans les 24 heures suivant l’acceptation pour permettre l’examen et la régularisation. Les retards peuvent entraîner des questions supplémentaires et nécessiter de nouvelles signatures.

Voici quelques questions souvent omises qui peuvent retarder la régularisation d’un contrat :

• Identification des titulaires de contrats dassurance individuelle : - Entités qui sont titulaire (NN1558F-ENT) : Reportez-vous au formulaire NN1558F-ENT.
• Entités titulaires : Reportez-vous au formulaire NN1655F pour connaître les secteurs d’activité et professions valides. Si l’entité est une société de portefeuille, indiquez le secteur d’activité et la profession liés à la source de financement.
• Déclaration de résidence fiscale : Visitez Manuvie.ca/tce pour obtenir des définitions permettant de classifier l’entité.
• Classification de l’entité : Sélectionnez une classification fiscale et fournissez toutes les informations requises. Pour la classification d’une entité étrangère non financière passive, fournissez les informations sur le propriétaire bénéficiaire.
• Informations sur le contrôle : Fournissez des précisions sur les personnes qui contrôlent 25 % ou plus de la société. Les propriétaires bénéficiaires doivent être des personnes physiques et non d’autres sociétés ou entités.
• Identification d’une tierce partie : Pour toute réponse par « Oui » à l’une des questions, indiquez le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le lien puis des précisions concernant la personne ou l’entité. Si une tierce partie finance le contrat, remplissez les sections Provenances des fonds et du patrimoine. Remarque : Si votre contrat est détenu par la société de portefeuille, mais que c’est la société en exploitation qui paie la prime, celle-ci est une tierce partie.

L’ère numérique a changé la manière dont nous vérifions l’identité des clients. Voici comment procéder à l’identification du client :

• Méthode à processus unique : Utilisez cette méthode en personne avec une pièce d’identité délivrée par un gouvernement canadien.
• Méthode à processus double NN1663 (connexion requise) : Utilisez cette méthode pour les rencontres virtuelles ou lorsque les clients ne disposent pas d’une pièce d’identité délivrée par un gouvernement.

En règle générale, si vous ne pouvez pas serrer la main de la cliente ou du client, vous ne pouvez pas utiliser la méthode à processus unique. Pour plus de détails, reportez-vous au Guide de vérification de l’identité des particuliers.

La nouvelle législation portant sur la lutte contre le blanchiment d’argent exige des documents mentionnant les signataires autorisés pour tous les contrats d’assurance vie universelle et d’assurance vie permanente. Fournissez une résolution du conseil d’administration, le procès-verbal de la réunion ou le formulaire NN1703.

• Partie 1: Fournissez les renseignements généraux.
• Partie 2 : Indiquez le nom de la société, dressez la liste de tous les administrateurs et dirigeants, ainsi que leurs titres, et demandez à chacun d’apposer sa signature. Précisez si une ou deux personnes peuvent signer pour engager la société. S’il y a plus d’un administrateur ou d’un dirigeant dans la liste et qu’une seule de ces personnes est autorisée à signer, sélectionnez le champ « autre » et précisez qui est la seule personne autorisée à signer pour la société.
• Partie 3 : Un dirigeant doit la remplir et apposer sa signature au nom de la société.

Le paiement est exigé au moment de la signature afin d’éviter des questions supplémentaires et le besoin de nouvelles signatures qui peuvent exposer la cliente ou le client à des risques et retarder la finalisation du contrat. Le mode de paiement le plus rapide consiste à utiliser le formulaire des PAC inclus dans la plupart des dossiers de régularisation. D’autres options de paiement sont présentées sur notre Portail des conseillers (connexion requise).

En mettant en œuvre ces stratégies, vous serez en mesure de finaliser vos dossiers plus rapidement, ce qui profitera à toutes les parties concernées. Le personnel de vos services administratifs et votre équipe de coordination des affaires sont là pour vous aider si vous avez des questions.

Pour obtenir d’autres astuces et renseignements utiles sur la tarification, suivez Karen Cutler sur LinkedIn. Karen est notre vice-présidente, chef, Tarification et Règlements, et tarificatrice en chef de l’Assurance individuelle.